Una empresa de gestión de viajes se encarga de todos los aspectos de su programa de viajes corporativos: reservar vuelos, hoteles y alquiler de autos a través de una plataforma como SAP Concur, negociar tarifas con proveedores, gestionar el cumplimiento de la política, brindar soporte a los viajeros 24/7 y entregar reportes periódicos sobre lo que gasta su empresa. Considérelo como tercerizar por completo su función de viajes a un equipo de expertos.
FAQ
Preguntas frecuentes.
Todo lo que necesita saber sobre el programa de Telios Travel, desde cómo empezar hasta cambiar de TMC, SAP Concur y precios.
Preguntas frecuentes
Cómo empezar
Si su equipo viaja con regularidad y los viajes se gestionan actualmente de forma manual — o por alguien para quien es una de muchas responsabilidades — una TMC le ahorrará tiempo y dinero. El punto de equilibrio para la mayoría de las empresas es de alrededor de $100K en gasto anual en viajes. Por debajo de eso, la carga de gestión puede no justificar las tarifas. Por encima, una TMC casi siempre genera más en ahorros de lo que cuesta.
Telios está diseñado específicamente para empresas que gastan de $100K a $2M anuales en viajes corporativos. Este es el rango en el que usted es demasiado grande para gestionar los viajes de manera informal, pero demasiado pequeño para ser una prioridad para las TMC empresariales como Navan, BCD Travel o Egencia. Damos a las empresas medianas la atención dedicada y la gestión proactiva que esos proveedores reservan para sus cuentas más grandes.
En absoluto. La mayoría de las empresas que acuden a nosotros no tienen una política de viajes formal — diseñarla es parte de nuestro proceso de onboarding. Nos sentamos con usted, entendemos cómo viaja su equipo, definimos los límites de gasto, los flujos de aprobación y las reglas de clase de cabina, y luego configuramos SAP Concur para que lo haga cumplir automáticamente. No necesita llegar con nada establecido.
Atendemos a empresas de una amplia variedad de industrias — seguros y salud, materiales avanzados, logística y cadena de suministro, servicios legales y profesionales, tecnología, alimentos y bienes de consumo, bienes raíces, y fitness y bienestar, entre otras. Si su equipo viaja regularmente por negocios, podemos ayudarle.
Preguntas frecuentes
El programa Telios
Cada cliente de Telios obtiene: un gerente de cuenta dedicado — su único punto de contacto, quien presenta sus revisiones trimestrales de negocio — más cinco agentes asignados dedicados (agentes de viajes reales, no un call center), configuración o transferencia de SAP Concur, diseño de la política de viajes, negociaciones proactivas con proveedores desde el primer día, seguimiento y recuperación de boletos sin usar, revisiones trimestrales de negocio con análisis de gasto y oportunidades de ahorro señaladas, reportes ad hoc, capacitación del equipo y soporte de emergencia 24/7. También están disponibles los viajes de grupo, las reuniones y eventos, y los viajes VIP y ejecutivos.
Su gerente de cuenta dedicado es su punto único de contacto para todo lo relacionado con su programa de viajes. Conoce su empresa, a sus viajeros y su política. Se reúne con usted regularmente, presenta sus revisiones trimestrales de negocio, señala proactivamente oportunidades de ahorro, gestiona las negociaciones con proveedores en su nombre, maneja los cambios de configuración de Concur y está disponible cuando lo necesita. Usted siempre sabe a quién llamar — no hay un equipo rotativo.
Sus cinco agentes dedicados asignados son verdaderos asesores de viajes: profesionales del sector capacitados en viajes corporativos, no personal de call center. Están asignados específicamente a su cuenta, conocen a sus viajeros y su política, y están disponibles 24/7. Las llamadas se contestan en menos de 3 timbres y los correos electrónicos se responden en menos de 25 minutos en promedio. Para emergencias —un vuelo cancelado, un viajero varado, un cambio urgente— levantan el teléfono.
Su gerente de cuenta presenta una revisión completa del programa cada trimestre que cubre: tendencias de gasto total año tras año, desgloses de gasto en aerolíneas y hoteles, principales viajeros por gasto, tasa de adopción en línea de Concur, inventario de tickets no utilizados, análisis de tarifas de hotel frente al umbral de la política y oportunidades de ahorro señaladas de forma proactiva. No solo enviamos informes automatizados: nos sentamos con usted, traducimos los datos y le ayudamos a tomar decisiones que generan ahorros reales.
Sí. Para grupos de 10 o más viajeros, nos encargamos de toda la logística del evento — selección de sede, bloqueos de habitaciones de hotel, transporte terrestre, planificación de comidas y coordinación en el sitio. Contáctenos para conocer los precios según el tamaño y la complejidad de su evento.
Sí. Para ejecutivos de la alta dirección y viajeros VIP, ofrecemos acceso prioritario a agentes, búsqueda de primera clase y clase ejecutiva, arreglos de jets privados, servicios de recepción y asistencia, apoyo con visas y extensiones de viajes de ocio. Contamos con más de 40 años de trayectoria en viajes de lujo a través de Forest Travel, lo que nos da acceso a relaciones y tarifas que la mayoría de las TMC no pueden ofrecer.
Preguntas frecuentes
SAP Concur
SAP Concur es la plataforma estándar de la industria para la gestión de viajes corporativos y gastos. Ofrece a los viajeros una herramienta de reserva de autoservicio para vuelos, hoteles y alquiler de autos, hace cumplir su política de viajes automáticamente y le da a su equipo de finanzas visibilidad del gasto en tiempo real. Telios es un SAP Concur Travel Partner certificado — nos encargamos de la implementación completa, la configuración y la gestión continua.
No. Si ya tiene Concur, simplemente transferimos su instancia existente a Telios. La transferencia técnica toma un solo día. Sus perfiles de viajero, su política de viajes y su historial de reservas se trasladan con usted — no se reconstruye nada. El trabajo complementario — revisar su configuración existente, cargar las nuevas tarifas negociadas e informar al equipo de agentes — toma apenas unos días.
Sí — esta es una de las situaciones más comunes que encontramos. Auditamos su configuración actual de Concur, identificamos qué está roto o subutilizado, corregimos los flujos de aprobación y las reglas de política, reactivamos los perfiles de viajeros inactivos y volvemos a capacitar a su equipo.
La tasa de adopción de Concur es el porcentaje de reservas realizadas directamente a través de la plataforma Concur frente a las hechas a través de un agente. Una mayor adopción significa menores costos por reserva para su empresa. Nuestros clientes suelen alcanzar tasas de adopción de Concur del 79–93%. Damos seguimiento a esto en cada revisión trimestral de negocio y trabajamos con usted para mejorarla mediante la capacitación de los viajeros y la configuración de la política.
Preguntas frecuentes
Cambiarse a Telios
Si ya cuenta con SAP Concur, la transferencia técnica a Telios toma un solo día. El trabajo circundante — revisar su configuración existente, cargar nuevas tarifas negociadas e informar al equipo de agentes — toma apenas unos días. Si empieza desde cero sin Concur, la implementación completa suele tomar de 3 a 4 semanas desde la firma del contrato hasta la puesta en marcha.
Si se gestiona adecuadamente, la interrupción es mínima. Ejecutamos un período piloto con un grupo pequeño de 3 a 5 viajeros antes del despliegue completo, lo que detecta cualquier problema de configuración antes de que afecte a todos. La migración completa se programa en un día de bajo volumen de viajes — típicamente un viernes — y los viajeros inician sesión el lunes en un sistema que funciona.
Los créditos aéreos no utilizados pertenecen al viajero o a la empresa, no a la TMC. Le acompañan cuando cambia de proveedor. Una de las primeras cosas que hacemos con cada nuevo cliente es realizar una auditoría completa de tickets no utilizados y construir un sistema de seguimiento para que los créditos se apliquen antes de que venzan.
Si sus viajeros usan actualmente una plataforma de reservas distinta de SAP Concur —Navan, Egencia, una herramienta propia o cualquier otra—, cambiar a Telios implica migrar a Concur. Nosotros nos encargamos de toda la configuración: configuración de la política de viajes, creación de perfiles de viajero, negociaciones con proveedores y capacitación del equipo. El proceso normalmente toma de 3 a 4 semanas. También podemos analizar su gasto actual y mostrarle cómo se vería el programa con Telios antes de que usted se comprometa a nada.
Nuestro Master Service Agreement entra en vigor al firmarse y permanece vigente hasta que cualquiera de las partes lo dé por terminado con un aviso por escrito de 30 días. No hay un plazo mínimo fijo.
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Precios
Telios cobra por transacción. Hay una tarifa estándar para las reservas en línea de autoservicio realizadas a través de SAP Concur, y una tarifa más alta para las reservas asistidas por un agente durante el horario laboral (7am–9pm ET). El soporte de agentes fuera de horario tiene una tarifa aparte. No hay una suscripción mensual por usuario. La gestión de cuenta, la implementación de Concur, las negociaciones con proveedores y las revisiones trimestrales de negocio están todas incluidas sin cargo adicional.
Hay una tarifa única de implementación por la configuración de Concur y el onboarding. Sin embargo, esta tarifa se exime si su gasto en viajes alcanza al menos el 25% de su presupuesto anual estimado dentro de los tres meses posteriores a la puesta en marcha. En la práctica, la mayoría de los clientes que usan el programa de forma activa cumplen este umbral con holgura.
La gestión de cuenta está incluida — no hay cargo adicional por su gerente de cuenta dedicado, las revisiones trimestrales de negocio, el soporte de Concur, las actualizaciones de política ni las negociaciones con proveedores. Usted paga por transacción cuando sus viajeros reservan.
Sí — el precio varía según su gasto anual en viajes y su volumen de reservas. Las empresas con mayor gasto en viajes típicamente reciben tarifas por transacción más favorables. Contáctanos con su gasto anual aproximado y le proporcionaremos una cotización clara.
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