Gestión de Viajes Corporativos para Empresas de Alimentos y Bienes de Consumo

Un representante de ventas regional tiene que cubrir tres cuentas de distribuidores en dos días, un gerente de marca necesita estar en la agenda de un comprador antes de un lanzamiento nacional y un líder de calidad debe recorrer el piso de un comaquilador con poca antelación. Los viajes corporativos para empresas de alimentos y bebidas no son un trimestre ordenado de viajes a congresos: son un flujo constante de representantes de campo, visitas a plantas y reuniones con compradores, donde un viajero que no llega a tiempo arriesga un espacio en el anaquel de un minorista.

La mayoría de las herramientas de reserva están hechas para la versión simple del viaje de negocios: una persona, una ciudad, un viaje de ida y vuelta. Las empresas de alimentos, bebidas y bienes de consumo rara vez tienen eso. Cuando su calendario es un mapa cambiante de cuentas minoristas, visitas a distribuidores y ferias comerciales, la pregunta deja de ser qué sitio es más barato y pasa a ser quién contesta realmente cuando la conexión de un representante se desmorona en la puerta de embarque.

Los viajes corporativos para empresas de alimentos y bebidas se definen por la frecuencia y el trabajo de campo. Los viajes son de alto volumen y en su mayoría nacionales —equipos de ventas que cubren cuentas minoristas y de distribuidores, gerentes que visitan plantas y comaquiladores, y todos coincidiendo en ferias comerciales y reuniones con compradores—, de modo que el programa vive o muere por un soporte rápido y confiable, no por una pantalla de reservas elegante.

Los viajeros también son distintos. Los grandes viajeros de una empresa de bebidas son representantes de cuentas, comercializadores de campo, gerentes de categoría y de aprovisionamiento, y ejecutivos que cierran acuerdos con minoristas: personas que a menudo ya están en tránsito cuando una reunión cambia. Sus itinerarios cambian con las cuentas, y el programa de viajes tiene que cambiar con ellos, viaje tras viaje, semana tras semana.

Lo más difícil de la gestión de viajes para empresas de bienes de consumo no es el viaje internacional ocasional de aprovisionamiento: es la enorme cantidad de viajes nacionales ordinarios. Un equipo de campo que cubre cuentas de supermercados, clubes y tiendas de conveniencia puede generar decenas de reservas por semana, y cada pequeño cambio en una de ellas es una llamada que alguien debe hacer. El volumen es donde una plataforma genérica empieza a costarle en silencio.

Cuando el vuelo de un representante se retrasa y tres citas en tiendas quedan en riesgo, una aplicación de autoservicio le devuelve el problema al viajero y a una fila de espera. Con Telios, los mismos cinco agentes con nombre y apellido gestionan el cambio directamente —las llamadas se contestan en tres timbres y los correos en 30 minutos—, de modo que el día se rearma sin que un representante quede en espera en un aeropuerto mientras sus cuentas aguardan.

Más allá del área de ventas, los viajes de alimentos y bienes de consumo se concentran en torno a la producción y al calendario del sector. Los líderes de calidad y de operaciones visitan plantas y comaquiladores, a menudo en fechas fijadas por un calendario de producción y no por la conveniencia de nadie, y toda la empresa parece viajar al mismo tiempo para las grandes ferias comerciales y los eventos con compradores. Esa concentración es un problema en sí misma.

Los picos estacionales en torno a los reacomodos de categorías, la producción de temporada y la época de ferias convierten un programa manejable en una avalancha de reservas simultáneas, bloqueos de grupo y cambios de última hora. Un gerente de cuenta dedicado que conoce su calendario puede asegurar bloqueos de habitaciones cerca de un recinto y retener tarifas preferentes antes de la avalancha, en lugar de buscar habitaciones a la carrera la semana en que una feria se agota.

La gestión de viajes para empresas de bienes de consumo solo funciona cuando el servicio está a la altura del ritmo de los viajes. Telios es una TMC corporativa boutique en Miami —la división corporativa de Forest Travel, con más de 40 años de trayectoria— que atiende a empresas del mercado medio con entre $100K y $2M de gasto anual en viajes, y alimentos y bienes de consumo es uno de nuestros sectores principales. Cada cliente recibe los mismos cinco agentes con nombre y apellido y un gerente de cuenta dedicado, no un elenco rotativo ni un chatbot.

Como SAP Concur Travel Partner, configuramos, transferimos o reparamos su programa de Concur, y nuestros clientes promedian un 93% de adopción de Concur, lo cual importa cuando decenas de representantes reservan cada semana y el área de finanzas necesita datos limpios. Las negociaciones proactivas con proveedores aportan tarifas preferentes de hotel y auto sin que usted las pida, y los agentes en vivo cubren de 7am a 9pm ET con soporte de emergencia fuera de horario para el representante cuyo viaje se desmorona a medianoche. Vea cómo se construye un programa de viajes corporativos gestionado en torno a sus cuentas.

El alto volumen de viajes crea un problema de reportes tanto como de reservas. Cuando los representantes reservan en sitios de consumo, el área de finanzas termina conciliando recibos a mano y nadie puede responder una pregunta simple sobre el gasto por región o por cuenta. Para cuando se reúnen las cifras, el trimestre ya terminó y la oportunidad de ajustar se perdió. Un programa gestionado convierte esa dispersión en una imagen clara sobre la que puede actuar mientras todavía importa.

Con las reservas gestionadas a través de un programa de SAP Concur y un gerente de cuenta que se hace cargo de los reportes, obtiene un gasto que puede leer por equipo, por tipo de viaje y por temporada: los insumos que necesita para fijar un presupuesto de viajes realista y detectar el desperdicio a tiempo. El soporte bilingüe en inglés y español también ayuda cuando su aprovisionamiento o distribución llega a América Latina. Nuestra página de cómo trabajamos explica la incorporación, que toma de tres a cuatro semanas.

Para una empresa de alimentos, bebidas o bienes de consumo, el costo del socio de viajes equivocado no es una línea en una factura: es la reunión con un comprador que se pierde, el representante varado en un aeropuerto y el gasto que nadie negocia. Si su equipo de campo está constantemente en la carretera y su configuración actual no da abasto, compárela con una TMC dedicada creada para viajes de alta frecuencia. Contáctenos para una revisión franca de su programa: sin gasto mínimo, sin permanencia y con cancelación a 30 días. Los casos de éxito muestran los resultados.