Gestión de viajes corporativos para empresas de manufactura

Una visita a una planta se adelanta una semana, un proveedor en otro país necesita una reunión presencial antes de cerrar un contrato y un ingeniero de campo debe estar en el piso de un cliente el lunes por la mañana. Los viajes corporativos para manufactura no son un calendario ordenado de viajes a congresos: son un conjunto cambiante de compromisos con plantas, proveedores y servicio técnico, donde un viajero retrasado puede detener una línea, una muestra o una firma.

La mayoría de las herramientas de viaje están hechas para la versión simple del viaje de negocios: una persona, una ciudad, un viaje de ida y vuelta. Los fabricantes rara vez tienen eso. Cuando sus viajes son de múltiples tramos, internacionales y están ligados a los calendarios de producción, la pregunta deja de ser qué sitio de reservas es más barato y pasa a ser quién contesta realmente cuando un viaje a una planta cambia en la puerta de embarque.

Los viajes corporativos para manufactura se definen por su complejidad y sus consecuencias. Los viajes suelen ser de múltiples tramos e internacionales —auditorías a proveedores, visitas a plantas y viajes de aprovisionamiento rara vez caben en un solo vuelo directo— y el costo de una conexión perdida se mide en producción detenida o en un contrato retrasado, no solo en un viajero incomodado. Esa combinación es la razón por la que los fabricantes necesitan agentes reales que puedan reprogramar con rapidez, no una aplicación de autoservicio y una fila de espera.

Los propios viajeros también son distintos. Los grandes viajeros de un fabricante son ingenieros de campo, técnicos de servicio, gerentes de calidad y de aprovisionamiento, y ejecutivos que cierran acuerdos con proveedores: personas que a menudo ya están en tránsito cuando los planes cambian. Sus itinerarios se mueven con el trabajo, y el programa de viajes tiene que moverse con ellos.

El trabajo de aprovisionamiento y calidad genera gran parte de los viajes de manufactura, y casi nada de eso es predecible. Un proveedor cambia la fecha de una auditoría, una prueba en planta se programa según la disponibilidad de los equipos o un problema de calidad pone a alguien en un avión esa misma semana. La reserva nunca fue la parte difícil: la reprogramación sí lo es.

Cuando un viaje a una planta cambia, un viajero que usa un sitio de reservas de consumo queda en espera con la aerolínea, y un asistente en la oficina intenta rescatar un hotel y un auto. Con Telios, los mismos cinco agentes con nombre y apellido gestionan el cambio directamente —las llamadas se contestan en tres timbres y los correos en 30 minutos— para que el viaje se rearme sin que nadie persiga un número de confirmación durante una hora.

Los fabricantes se abastecen a nivel global, lo que implica viajes que cruzan fronteras, husos horarios e idiomas. Un solo viaje de aprovisionamiento puede encadenar tres ciudades, la consideración de una visa y una ventana ajustada entre una reunión con un proveedor y un vuelo de salida. Esos itinerarios se rompen en cuanto un tramo se atrasa, y las herramientas de autoservicio no ofrecen ninguna ayuda cuando ocurre.

Aquí es donde un equipo dedicado se gana su lugar. Nuestros agentes arman el viaje de múltiples tramos en torno al trabajo, y no al revés, y como Telios es bilingüe en inglés y español, los viajes de aprovisionamiento y con proveedores en América Latina se gestionan en el idioma del viajero. Un programa de viajes corporativos gestionado mantiene todo el itinerario en un solo lugar, con un único equipo responsable de la totalidad.

Para muchas empresas industriales, la mayor parte de los viajes no son los ejecutivos, sino la fuerza de servicio en campo. Los ingenieros y técnicos van a donde esté el equipo, a menudo con un día de aviso y con frecuencia a lugares sin un aeropuerto conveniente ni un hotel cercano. Sus viajes son cortos, frecuentes y poco glamorosos, que es exactamente por lo que las plataformas diseñadas en torno al pulido viaje de negocios los descuidan.

Un técnico varado toda la noche porque una pieza no llegó necesita a una persona que le cambie el vuelo y le encuentre una habitación, no una aplicación que le diga que espere en una fila de chat. La cobertura de agentes en vivo de 7 a. m. a 9 p. m. ET, con soporte de emergencia fuera de horario, significa que la persona en el campo siempre contacta a alguien que ya conoce el programa.

Luego está el viaje concentrado: una docena de personas a una feria del sector, un equipo de liderazgo a una cumbre con un cliente o un ejecutivo que vuela para cerrar un acuerdo con un proveedor. La temporada de ferias se convierte en un problema logístico —vuelos, bloques de habitaciones y transporte terrestre para un grupo— contra las mismas fechas que persigue cualquier otro expositor.

Telios gestiona los viajes en grupo y los viajes ejecutivos VIP como parte del mismo programa, con negociaciones proactivas con proveedores que aseguran tarifas preferenciales de hotel y auto sin que el cliente lo pida. Un único gerente de cuenta es responsable de la relación, de modo que el bloque de la feria y el viaje del director general con un proveedor no los gestionan dos desconocidos que nunca han visto su cuenta.

La gestión de viajes para fabricantes solo funciona cuando el servicio está a la altura de la complejidad de los viajes. Telios es una TMC corporativa boutique en Miami —la división corporativa de Forest Travel, con más de 40 años de trayectoria— que atiende a empresas del mercado medio con entre $100K y $2M de gasto anual en viajes, y la manufactura es uno de nuestros sectores principales. Cada cliente recibe los mismos cinco agentes con nombre y apellido y un gerente de cuenta dedicado, no un elenco rotativo.

Como SAP Concur Travel Partner, configuramos, transferimos o reparamos su programa de Concur, y nuestros clientes promedian un 93% de adopción de Concur. Los precios son transparentes —desde $10 para reservas en línea y $35 con asistencia de un agente— sin gasto mínimo, sin permanencia y con cancelación a 30 días, y la incorporación toma de tres a cuatro semanas. Nuestra página de cómo trabajamos explica la transición, y los casos de éxito muestran los resultados.

Su programa de viajes debería aguantar cuando un viaje a una planta se mueve, un itinerario de aprovisionamiento se rompe o un técnico queda varado toda la noche, porque en la manufactura esas son las semanas normales, no las excepciones. Si su configuración actual deja a su equipo administrativo apagando incendios con cada cambio, vea lo que hace en cambio un equipo dedicado. Contáctenos para una mirada franca a su programa: sin permanencia, sin gasto mínimo.