Lo que realmente cuesta la gestión de viajes corporativos para una empresa mediana

Si dirige las finanzas o las operaciones de una empresa mediana, ya sabe que la línea del costo de la gestión de viajes corporativos en su presupuesto no cuenta toda la historia. La factura que usted ve es solo una parte. La parte cara es todo lo que ocurre alrededor de los viajes: las horas que pierde su equipo, las tarifas que nunca negoció y los créditos que caducan en silencio.

Por eso, antes de preguntar cuánto cuesta una TMC, conviene preguntarse cuánto le cuesta en realidad gestionar los viajes como lo hace hoy. Para las empresas que gastan entre $100K y $2M al año, la brecha entre esas dos cifras suele ser donde está el dinero de verdad.

Cuando la mayoría de las empresas calculan el costo de los viajes, miran la cifra obvia: ¿cuánto cuesta reservar un viaje? Pero una tarifa de reserva es una cifra pequeña y visible que se apoya sobre un montón mucho mayor de costos ocultos. El verdadero costo de la gestión de viajes corporativos es la suma de todo lo que los viajes tocan a lo largo de su mes.

Empiece por el tiempo. Cuando un asistente ejecutivo o un gerente de finanzas gestiona las reservas por correo, cada itinerario es trabajo manual: comparar tarifas, perseguir aprobaciones, corregir cambios cuando se mueve un vuelo. Esa persona no fue contratada para dirigir una mesa de viajes, y las horas que dedica a ello son horas robadas al trabajo por el que usted realmente le paga.

Luego sume las fugas. Reservas fuera de política en sitios de consumo, tarifas negociadas de hotel y auto que nadie aseguró, y créditos de boletos sin usar que caducan sin reclamar. Nada de eso aparece como una tarifa de viaje. Todo eso aparece en su gasto total.

Una TMC transparente cobra por transacción, no por asiento ni con una tarifa mensual fija de plataforma. En Telios, las reservas en línea comienzan desde $10 y las reservas asistidas por un agente desde $35, y la gestión de cuenta, SAP Concur, las negociaciones con proveedores y las revisiones trimestrales de negocio están incluidas en lugar de facturarse como extras.

Ese es todo el modelo: usted paga una tarifa visible cuando se reserva un viaje, y el servicio viene incluido. No hay gasto mínimo, ni permanencia, y hay una cancelación a 30 días, de modo que la tarifa de gestión de viajes que paga crece según cuánto viaje realmente. Puede ver cada cifra en la página de precios: nada se deduce a la inversa de comisiones de proveedores que usted nunca ve.

Compárelo con el enfoque interno, donde la "tarifa" es cero pero el costo queda enterrado en horas de salario, tarifas perdidas y créditos caducados. Una tarifa por transacción es fácil de leer. El costo oculto de hacerlo usted mismo es el que sorprende a los equipos de finanzas al cierre del año.

La razón por la que una tarifa transparente es el mejor trato para una empresa mediana es que el servicio que la acompaña se paga solo. Cuando un gerente de cuenta es responsable de su programa, se aseguran las tarifas negociadas, se hace cumplir la política en el momento de reservar y los créditos dejan de evaporarse. Cada uno de esos es una línea de ahorro que no existe cuando los viajes son una tarea secundaria.

El servicio también se manifiesta como tiempo recuperado. Cuando un viajero tiene un problema a mitad del viaje y llega a un agente con nombre en tres timbres en lugar de a una fila de espera, no son sus equipos de finanzas y administración quienes apagan el incendio. Un cliente de materiales avanzados tuvo el 100% de las llamadas atendidas en tres timbres y una respuesta promedio del agente de 40 minutos: el tipo de cobertura que mantiene las horas internas fuera de la mesa de viajes por completo.

Visto así, el costo de la gestión de viajes corporativos deja de ser un gasto puro. Se convierte en el precio de capturar ahorros y recuperar tiempo que hoy dedica gratis. Un programa de viajes corporativos gestionado está diseñado para que esa matemática juegue a su favor.

La respuesta honesta es que su costo de gestión de viajes depende de su combinación: cuántos viajes son reservas en línea sencillas frente a itinerarios complejos asistidos por un agente, con cambios, viajeros VIP o tramos internacionales. Con precios por transacción puede modelarlo directamente: cuente sus viajes, divídalos por tipo y aplique las tarifas desde $10 y desde $35.

Lo que no debería hacer es presupuestar solo la tarifa e ignorar el servicio que esta compra. Los ahorros de las tarifas negociadas, los créditos recuperados y la política aplicada son lo que mueve su gasto total, y para el cliente de seguros mencionado arriba, eso fue un 7% sobre $1.2M. Los casos de estudio muestran cómo caen esas cifras para empresas de su rango.

Antes de dar por fijos sus costos de viaje actuales, obtenga una lectura clara de lo que realmente son: las tarifas visibles y las ocultas. Contáctenos para obtener un desglose transparente de su programa frente a precios por transacción, sin gasto mínimo y sin permanencia.