Gestionar los viajes corporativos por correo le cuesta más de lo que cree

Usted es la persona que termina gestionando los viajes corporativos de su empresa, aunque eso nunca estuvo en su descripción de puesto. Un VP necesita un vuelo a Chicago, así que llega a su bandeja de entrada. Otro correo pide un hotel cerca de la oficina del cliente, dentro del presupuesto y totalmente reembolsable. Para el viernes, su carpeta de enviados parece una agencia de viajes, y nadie la llama así.

Gestionar los viajes corporativos por correo parece gratis porque nadie se lo factura. Pero es una de las formas más caras en que una empresa mediana puede operar un programa de viajes, y casi ningún costo aparece en una factura. Las horas perdidas, las tarifas que nunca negocia, los créditos que vencen y el viajero al que no puede localizar cuando se cancela un vuelo: ese es el precio real de los viajes corporativos sin un TMC.

Más que los propios vuelos. Gestionar los viajes corporativos por correo le cuesta horas de personal que pertenecen a su verdadero cargo, tarifas negociadas que nunca obtiene porque nadie las pide y puntos ciegos en el deber de cuidado que se convierten en una crisis la primera vez que un viaje se desarma. Para una empresa con entre $100K y $2M en viajes anuales, esos costos ocultos suelen superar cualquier tarifa de reserva que cobraría una empresa de gestión de viajes dedicada.

La razón por la que permanecen ocultos es que, por separado, cada uno es pequeño. Una hora aquí, una tarifa de hotel algo más alta allá, un crédito de boleto sin usar que nadie registró. Repartidas a lo largo de un año y entre unas docenas de viajeros, esas pequeñas fugas suman una cifra que haría a su equipo de finanzas detenerse a mirar, si alguien la estuviera midiendo.

Cada viaje reservado por correo es un pequeño proyecto que usted gestiona de principio a fin. Compara tarifas en tres sitios de consumidor, espera la aprobación del viajero, vuelve a reservar cuando la tarifa cambia, reenvía la confirmación y archiva el recibo. Un solo viaje nacional puede consumir de 30 a 45 minutos; un itinerario internacional complejo puede llevarse una tarde.

Nada de ese tiempo se factura, así que parece que no cuesta nada. En realidad es el trabajo más caro de la empresa: un profesional capacitado de operaciones o finanzas haciendo la labor de un agente de reservas en lugar del trabajo para el que fue contratado. Cuando los viajes son un empleo secundario encima de uno de tiempo completo, el costo oculto es todo lo que no pudo atender porque estaba gestionando una reserva.

Los sitios de reservas para consumidores le muestran el precio público. No le muestran la tarifa corporativa que su volumen de viajes podría conseguir, porque nadie está en la mesa pidiéndola. Cuando reserva por correo, cada noche de hotel y cada renta de auto es un caso aislado a la tarifa que pagaría cualquier persona de la calle.

Un programa gestionado funciona al revés. Telios realiza negociaciones proactivas con proveedores y consigue para sus clientes tarifas preferentes de hotel y auto sin que se las pidan: los descuentos que surgen cuando un TMC representa su gasto ante los proveedores. La diferencia es dinero real: un cliente de Telios, una aseguradora con $1.2M en viajes anuales, ahorró $78,481 al año —una reducción del 7% del gasto total en viajes— gracias a un programa gestionado y a las negociaciones que lo acompañan.

Cuando se cancela un viaje, la aerolínea suele emitir un crédito a nombre del viajero. En un sistema de correos y hojas de cálculo, ese crédito vive en la memoria de alguien hasta que vence sin usarse. Multiplique eso por un año de planes cambiados y habrá pagado por vuelos que nadie tomará jamás.

La política es la otra fuga. Sin una herramienta de reservas que haga cumplir sus reglas, los viajeros reservan el vuelo sin escalas en clase económica premium, el hotel dos cuadras más cerca, el auto una categoría más alta: cada elección es defendible, y ninguna se contrasta con la política hasta que llega el reporte de gastos. Para entonces, el dinero ya se gastó. Gestionar los viajes corporativos por correo no le da forma de detectar el gasto fuera de política antes de que ocurra, solo de descubrirlo después.

Este es el costo que deja de ser cuestión de dinero. Si una tormenta cancela vuelos en una ciudad donde tres de sus colaboradores están viajando, ¿quién sabe que están ahí y quién los vuelve a reservar a las 10 p.m.? En un sistema de correo, la respuesta es usted, desde su teléfono, deslizando una app de consumidor mientras un empleado varado espera.

El deber de cuidado —saber dónde están sus viajeros y poder contactarlos y ayudarlos ante una interrupción— no es una función que una hoja de cálculo pueda ofrecer. Telios mantiene cobertura de agentes en vivo de 7am a 9pm ET con soporte de emergencia fuera de horario, y los mismos cinco agentes con nombre propio contestan cada llamada en tres timbres. Un cliente de materiales avanzados tuvo el 100% de sus llamadas contestadas en tres timbres y un tiempo de respuesta promedio de 40 minutos. Esa es la diferencia entre un programa gestionado y un viajero varado con su número de celular personal.

El cambio no es de hacerlo usted mismo a hacerlo con un mejor software. Es dejar de ser el agente de reservas para tener uno. Con un TMC dedicado, la solicitud de vuelo del VP va a un equipo con nombre propio en lugar de a su bandeja de entrada, las tarifas ya están negociadas, la política se aplica al momento de reservar y alguien más, no usted, está vigilando cuando un viaje se complica.

Así se compara gestionar los viajes corporativos por correo con un programa gestionado en los costos que realmente mueven la aguja:

Sí, en cuanto los viajes dejan de ser triviales. En el momento en que unas pocas personas viajan con regularidad —o una cancelación mal manejada puede dejar varado a un ejecutivo—, las horas, las tarifas de mostrador y el riesgo de gestionarlo por correo cuestan más que un programa dedicado. Telios está hecho exactamente para este segmento: empresas de mercado medio con entre $100K y $2M en viajes anuales y sin un gerente de viajes interno.

El precio es transparente y por uso, en lugar de un gran anticipo: desde $10 por reservas en línea y $35 con agente, con la gestión de cuenta, SAP Concur y las revisiones trimestrales incluidas. Puede ver el modelo completo en la página de precios, y no hay gasto mínimo ni permanencia. Si ya usa Concur, la transferencia es rápida; una configuración nueva completa toma de tres a cuatro semanas, y nuestra página cómo trabajamos explica el proceso de incorporación.

Gestionar los viajes corporativos por correo solo es gratis si nunca cuenta las horas, las tarifas de mostrador, los créditos vencidos y la reprogramación de las 10 p.m. Antes de otro trimestre así, vale la pena ver cuánto costaría y recuperaría para su empresa un programa de viajes corporativos gestionado. Contáctenos para una revisión directa de su configuración actual: sin permanencia, sin gasto mínimo.