Los recargos por combustible, los aranceles y la inflación hotelera están elevando los costos de los viajes corporativos. Así puede recuperar el control sin dejar a su equipo en tierra.
Si el presupuesto de viajes de su empresa se sintió más difícil de gestionar en el último año que el año anterior, no es su imaginación. Las tarifas aéreas subieron. Las tarifas de hotel en los principales destinos de negocios subieron. Los recargos por combustible aumentaron. Y la mayor incertidumbre económica derivada de los aranceles y las presiones en la cadena de suministro se está abriendo paso en los precios de los viajes de maneras que no siempre son visibles hasta que llega el estado de cuenta de la tarjeta de crédito.
Para las empresas que gestionan viajes sin un programa como es debido — sin herramienta de reserva, sin tarifas negociadas, sin visibilidad del gasto — cada uno de estos aumentos les impacta al precio de venta al público completo. No hay margen, no hay un piso negociado, y no hay datos para entender a dónde va realmente el dinero.
Este es el momento en que el costo de no tener un programa de viajes gestionado se vuelve imposible de ignorar.
Entender qué hay detrás de los aumentos es importante — porque diferentes factores requieren diferentes respuestas.
Las aerolíneas trasladan los mayores costos operativos directamente a los viajeros a través de recargos por combustible añadidos al precio de los boletos. Incluso un aumento modesto por boleto se acumula rápidamente en una empresa con volumen de viajes regular.
Los aranceles afectan los componentes de las aeronaves, la infraestructura de combustible y las cadenas de suministro que alimentan las operaciones de aerolíneas y hoteles. La incertidumbre en sí misma impulsa un enfoque conservador en los precios — las tarifas suben como protección frente a futuros aumentos de costos.
En ciertas rutas, las aerolíneas han reducido la capacidad — menos vuelos significa menos competencia por los asientos y tarifas más altas en todas las ventanas de reserva, no solo de último minuto.
Las tarifas de hoteles de negocios en los principales mercados han superado la inflación general durante varios años consecutivos. Sin tarifas corporativas negociadas, las empresas reservan a la tarifa de mercado que haya el día que buscan.
La diferencia que hace un programa gestionado
Las empresas sin tarifas negociadas absorben cada aumento a precio completo. Las empresas con un programa de viajes gestionado tienen un piso negociado — tarifas de hotel fijadas por contrato, precios preferenciales de aerolíneas y reglas de reserva anticipada que evitan que las tarifas se disparen. No son inmunes a los costos crecientes, pero tampoco están pagando el precio de mostrador por ellos.
No todas las empresas sienten por igual el aumento de los costos de viaje. Las más expuestas son aquellas con una o más de estas características:
Si más de dos de estos describen a su empresa, es casi seguro que está absorbiendo más de los aumentos de costos actuales de lo necesario.
No se puede gestionar lo que no se puede ver. Si su gasto en viajes está disperso entre tarjetas de crédito personales, tarjetas corporativas sin categorización y reservas en sitios de consumo, su primer paso es consolidar todo a través de una única plataforma. SAP Concur captura cada reserva en tiempo real — aéreo, hotel, alquiler de autos — y pone los datos a disposición para reportes de inmediato. Antes de poder negociar tarifas o hacer cumplir la política, necesita saber cuánto gasta y en qué.
La mayoría de las empresas medianas no se dan cuenta de que tienen suficiente volumen para negociar tarifas corporativas significativas. Si sus viajeros frecuentan ciudades específicas — incluso un puñado de viajes al mes al mismo mercado — probablemente tenga suficiente volumen para conseguir una tarifa de hotel preferente. Una empresa de gestión de viajes corporativos se encarga de estas negociaciones en su nombre, normalmente durante las primeras semanas del onboarding. Las tarifas le pertenecen a usted, no a la TMC — las conserva incluso si algún día cambia de proveedor.
En un entorno de tarifas al alza, la brecha entre reservar con dos semanas de anticipación y reservar con dos días de anticipación se ha ampliado. Las reservas de último minuto son de forma constante las tarifas más caras, y en mercados aéreos más ajustados la disponibilidad a precios razonables se agota más rápido. Configurar su plataforma de reserva para señalar o requerir aprobación en las reservas dentro de una determinada ventana de tiempo es una de las formas más rápidas de reducir el costo promedio de las tarifas sin recortar un solo viaje.
Cada ticket no reembolsable cancelado o modificado genera un crédito. En un período de mayores costos de viaje y más cambios de itinerario de última hora, los créditos no utilizados se acumulan más rápido de lo habitual, y vencen igual de rápido. Un programa de viajes gestionado con reservas centralizadas rastrea cada crédito, señala las fechas de vencimiento y los aplica de forma proactiva a futuras reservas. Para empresas con un volumen de viajes moderado, esto por sí solo puede recuperar miles de dólares al año que de otro modo se perderían.
Las revisiones presupuestarias anuales no detectan las tendencias de costos a tiempo para responder a ellas. Si sus costos de hotel en un mercado subieron 20% en el Q2 porque su volumen allí aumentó y usted sigue pagando la tarifa de mostrador, querrá saberlo en el Q3, no en enero cuando esté armando el presupuesto del próximo año. Las revisiones trimestrales de negocio con su TMC sacan a la luz estos cambios cuando todavía hay tiempo de actuar: negociar una tarifa, ajustar la política o trasladar el volumen a una propiedad preferida.
ahorrados anualmente — cliente de seguro de Telios sobre un gasto de $1.2M
reducción en los costos totales de viajes — sin recortar viajes
Un programa de viajes gestionado no es gratis. Existen cargos por transacción para las reservas — en línea y asistidas por un agente — y, según la estructura de su programa, potencialmente un cargo de plataforma por Concur. Estos son costos reales.
Pero el cálculo no es "¿cuesta dinero el programa?". Es "¿cuesta el programa más que los ahorros que genera?". Para la mayoría de las empresas con $100K o más de gasto anual en viajes, la respuesta es no — y en un entorno de costos al alza, esa cuenta se inclina aún más a favor de un programa gestionado.
Las tarifas de hotel negociadas, el cumplimiento de la reserva anticipada, la recuperación de créditos no utilizados y un mejor cumplimiento de la política no solo ahorran dinero en los buenos tiempos. Aíslan su programa de presiones de costos externas sobre las que no tiene ningún control. Cuando las tarifas suben, usted paga su tarifa negociada — no lo que el mercado esté haciendo esa semana.
Uno de nuestros clientes — una compañía de seguros que gasta $1.2M al año en viajes — redujo los costos en $78,481 en un solo año mediante una combinación de estas palancas. No recortando viajes. Gestionando los viajes correctamente.
Si su presupuesto de viajes está sintiendo la presión de los costos al alza y no cuenta con un programa establecido, contáctanos. Le explicaremos cómo se ven los números para su nivel de gasto.
Preguntas frecuentes
Varios factores están impulsando al alza los costos de los viajes corporativos en 2025: los recargos por combustible han aumentado a medida que las aerolíneas trasladan los mayores costos operativos a los viajeros, la incertidumbre arancelaria está afectando las rutas internacionales y los precios, las tarifas de hotel en los principales destinos de negocios siguen superando la inflación, y las aerolíneas han reducido la capacidad en ciertas rutas, lo que eleva las tarifas. Las empresas sin tarifas negociadas o sin un programa de viajes gestionado están absorbiendo el impacto total de estos aumentos.
Las formas más eficaces de reducir los costos de viajes corporativos sin eliminar los viajes son: negociar tarifas preferenciales con hoteles y empresas de alquiler de autos según su volumen real, consolidar el gasto aéreo en menos aerolíneas para desbloquear precios corporativos, hacer cumplir requisitos de reserva anticipada para evitar sobreprecios de tarifas de último minuto, recuperar créditos de boletos sin usar antes de que caduquen e implementar una plataforma de reserva que le dé a finanzas visibilidad del gasto en tiempo real. Ninguna de estas medidas requiere recortar viajes: requieren gestionar los viajes adecuadamente.
Un recargo por combustible es una tarifa adicional que las aerolíneas agregan al precio de los boletos para compensar el costo del combustible para aviones. Cuando los precios del combustible suben, las aerolíneas suelen aumentar los recargos por combustible en todas sus categorías tarifarias. Para las empresas con un volumen significativo de viajes aéreos, incluso un aumento modesto del recargo por boleto puede sumar miles de dólares al año. Las negociaciones de tarifas corporativas con las aerolíneas a veces pueden incluir topes o protecciones frente a los aumentos de recargos.
Los aranceles afectan los costos de los viajes de negocios principalmente a través de dos vías: mayores costos operativos para las aerolíneas que se trasladan a las tarifas, y una incertidumbre económica más amplia que afecta los precios de los hoteles, los tipos de cambio de divisas para viajes internacionales y el costo del transporte terrestre. Las empresas con tarifas corporativas negociadas están en cierta medida protegidas de estas fluctuaciones; las empresas que reservan a precios de mostrador absorben cada aumento.
El momento adecuado es cuando el costo de no tener uno —en gasto no gestionado, aumentos de precios absorbidos y tiempo del personal dedicado a reservas e interrupciones— supera el costo de un programa gestionado. Para la mayoría de las empresas, este umbral ronda los $100K de gasto anual en viajes. A ese nivel, los ahorros por tarifas negociadas, cumplimiento de la reserva anticipada y recuperación de créditos sin usar suelen compensar los costos del programa dentro del primer año. En un entorno de costos al alza, ese cálculo se inclina aún antes.
Escrito por
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