6 maneras de crear un presupuesto eficaz de viajes corporativos

El error de presupuesto más común es construir a partir de suposiciones en lugar de resultados reales. Si no sabe cuánto gastó el año pasado por categoría — aéreo, hotel, alquiler de autos, transporte terrestre, viáticos — su presupuesto es una conjetura. Antes de fijar cualquier número, extraiga sus datos históricos. Si no los tiene centralizados, ese es el primer problema a resolver. Una plataforma de reservas como SAP Concur captura cada transacción automáticamente, de modo que este ejercicio se vuelve sencillo a partir del segundo año.

Una sola partida presupuestaria de viajes no le dice casi nada útil. No puede saber si está gastando de más en hoteles mientras es eficiente en tarifas aéreas, o viceversa. Divida su presupuesto en categorías significativas: aéreo nacional, aéreo internacional, hotel (por mercado si tiene destinos de alto volumen), alquiler de autos, transporte terrestre y comidas/viáticos. Esto le da la granularidad para detectar dónde crecen los costos, dónde las negociaciones con proveedores tendrían mayor impacto y dónde se necesitan cambios de política.

Si presupuesta con base en tarifas de mostrador, está dejando dinero sobre la mesa. Las tarifas corporativas de hotel, los acuerdos de alquiler de autos y los programas preferentes de aerolíneas pueden reducir sus costos base entre un 10 y 20% según su volumen y destinos. Estas negociaciones no ocurren automáticamente — alguien tiene que iniciarlas. Una empresa de gestión de viajes corporativos se encarga de esto en su nombre, por lo general durante las primeras semanas del onboarding, de modo que su presupuesto refleje lo que realmente pagará en lugar de los precios públicos.

Las reservas de último minuto son una de las formas más rápidas de reventar un presupuesto de viajes. Un vuelo nacional reservado con 48 horas de antelación puede costar entre un 40 y un 60% más que el mismo vuelo reservado dos semanas antes. Su política de viajes debe incluir requisitos de reserva anticipada — y su plataforma de reservas debe hacerlos cumplir. SAP Concur puede configurarse para señalar o requerir aprobación de cualquier reserva realizada dentro de cierta ventana, lo que por sí solo puede producir ahorros significativos sin recortar un solo viaje.

Los créditos de aerolínea no utilizados son uno de los rubros de presupuesto que más se pasan por alto de forma consistente en los viajes corporativos. Cuando un viajero cancela un boleto no reembolsable, el crédito queda en su cuenta de viajero frecuente — vinculado a su acceso personal, con una fecha de vencimiento que nadie está rastreando. En una empresa con un volumen de viajes incluso moderado, esto puede representar miles de dólares en créditos que vencen sin usarse cada año. Un programa de viajes gestionado con reportes adecuados detecta estos créditos y los aplica a futuras reservas antes de que se pierdan.

Una revisión anual del presupuesto es demasiado lenta para detectar tendencias antes de que se conviertan en problemas. Los patrones de viaje cambian — una nueva relación con un cliente genera más viajes a una ciudad en la que nunca se había enfocado, la expansión de un equipo cambia el volumen en una región, se abre una nueva oficina. Las revisiones trimestrales de negocio con su empresa de gestión de viajes corporativos revelan estos cambios en tiempo real, para que pueda ajustar los pronósticos, renegociar las tarifas con proveedores y actualizar la política antes de que el presupuesto se desvíe un 30% al cierre del año.