Cómo saber si su configuración de SAP Concur Travel realmente funciona

Usted compró SAP Concur, lo ve en cada reporte de gastos y, aun así, la mitad de sus viajeros siguen reservando vuelos en un sitio de consumo y envían el recibo después. Si eso le suena familiar, su configuración de SAP Concur Travel probablemente no está haciendo lo que usted cree. Concur Expense puede estar funcionando a la perfección mientras Concur Travel queda a medio configurar en segundo plano, sin reservar nada.

Este es el problema de Concur más común que vemos en empresas medianas, y rara vez se anuncia. La licencia se renueva, el logotipo está en la página de inicio de sesión y nadie nota que el lado de viajes nunca se activó del todo. Estas son las señales de que su configuración de SAP Concur Travel está mal hecha, cómo luce una correcta y cómo arreglarla.

Lo primero que hay que entender es que Concur Travel y Concur Expense son módulos separados. Expense captura recibos y reembolsos. Travel es la herramienta de reservas: el lugar donde se buscan y reservan vuelos, hoteles y autos según su política. Comprar uno no configura el otro.

Aquí es donde la mayoría de los programas se rompen en silencio. Una empresa activa Concur Expense porque finanzas lo necesita, asume que viajes está incluido y nunca activa ni configura por completo el módulo Travel. El resultado es un programa que luce completo en la factura pero solo hace la mitad del trabajo: el reporte de gastos funciona, y la reserva ocurre en todas partes excepto dentro de la herramienta por la que usted paga.

La señal más clara es la baja adopción. Si los viajeros siguen reservando en sitios de aerolíneas y plataformas de consumo en lugar de dentro de Concur, la herramienta o no está configurada para las tarifas que necesitan o es tan incómoda que la evitan. Una herramienta de reservas en la que nadie reserva no es un programa de viajes; es un rubro de gasto.

La segunda señal es el trabajo manual que debería ser automático. Si su equipo administrativo o de finanzas vuelve a capturar detalles de viaje, persigue recibos que nunca coincidieron con una reserva o concilia viajes contra gastos a mano, los dos módulos no se están comunicando como lo hace una configuración correcta. Un Concur mal configurado no ahorra tiempo; traslada el trabajo a quien gestiona los viajes como tarea secundaria.

La tercera señal es la política invisible. Una configuración de SAP Concur Travel bien hecha aplica su política de viajes en el momento de la reserva: marca tarifas fuera de política, aplica proveedores preferentes y enruta las aprobaciones automáticamente. Si nada de eso ocurre, su política vive en un PDF que nadie lee en lugar de en la herramienta, y cada viaje se reserva por confianza.

La cuarta señal son las tarifas negociadas sin usar. Si tiene tarifas preferentes de hotel o aerolínea pero nunca aparecen en los resultados de búsqueda, las tarifas nunca se cargaron en el módulo Travel. Los viajeros pagan entonces tarifas de mostrador en una plataforma que debía entregar sus descuentos, y los ahorros que negoció se esfuman.

En un programa bien configurado, un viajero abre Concur, busca y ve tarifas que ya reflejan sus tarifas negociadas y su política. Las opciones fuera de política se marcan antes de reservar, no después del viaje. Las aprobaciones se enrutan a la persona correcta automáticamente, y la reserva fluye a Concur Expense sin que nadie la vuelva a capturar.

Detrás de esa experiencia hay trabajo que la mayoría de los equipos nunca ve: la política de viajes traducida a reglas de Concur, los proveedores preferentes cargados, los flujos de aprobación mapeados a su organización y los módulos Travel y Expense conectados para que un viaje produzca un registro limpio. Cuando ese trabajo está hecho, la adopción sube por sí sola porque el camino fácil y el camino conforme son el mismo camino.

Una configuración sana también tiene un responsable. Alguien debe mantener la configuración a medida que cambian sus proveedores, su política y su equipo; de lo contrario, el programa vuelve a derivar hacia el estado a medio configurar en el que empezó. Esa es la parte que una plataforma por sí sola nunca aporta.

Revise tres cosas: adopción, automatización y cumplimiento. Si la mayoría de los viajes se reservan dentro de Concur, si las reservas fluyen a Concur Expense sin recaptura manual y si su política de viajes y sus tarifas negociadas se aplican automáticamente al reservar, su configuración de SAP Concur Travel funciona. Si falta cualquiera de esas tres, el módulo Travel está mal configurado o nunca se activó del todo.

La forma más rápida de confirmarlo es reservar un viaje real como lo haría un viajero y observar qué ocurre. ¿Aparecen sus tarifas de hotel negociadas? ¿Se marca una tarifa fuera de política? ¿La aprobación llega al gerente correcto y la reserva aterriza en Expense por sí sola? Cada 'no' es una pieza de la configuración que necesita reparación. Puede ver cómo auditamos y operamos los programas en la página cómo trabajamos.

Esto es lo que separa a un programa de Concur Travel que fue encendido de uno que de verdad fue configurado:

Telios es un Partner de SAP Concur Travel, lo que significa que hacemos tres cosas con Concur: configurarlo desde cero, transferirlo desde un TMC que lo dejó a medio construir y reparar una configuración que nunca se hizo correctamente de entrada. La reparación es la silenciosa, porque la mayoría de las empresas no se dan cuenta de que su programa la necesita hasta que los números de adopción o un desorden de conciliación fuerzan la pregunta.

Una reparación comienza con una auditoría de lo que de verdad está configurado frente a lo que usted paga: qué tarifas aparecen, si la política se aplica, si las tarifas negociadas están cargadas y si Travel y Expense están conectados. A partir de ahí reconstruimos el módulo Travel en torno a su política y sus proveedores reales, y luego asignamos un responsable al programa. Sus clientes reciben los mismos cinco agentes con nombre propio cada vez, llamadas contestadas en tres timbres y una primera respuesta por correo en 30 minutos; así, cuando un viajero o administrador tiene una duda de Concur, contesta una persona que conoce su configuración.

Como la configuración tiene detrás un gerente de cuenta dedicado —que dirige las QBR, las negociaciones con proveedores y los reportes—, el programa se mantiene correcto a medida que su empresa cambia, en lugar de volver a quedar a medio construir. Una configuración nueva y completa de SAP Concur Travel toma de tres a cuatro semanas desde el acuerdo firmado hasta la puesta en marcha, y no hay permanencia: sin gasto mínimo y con cancelación a 30 días. Puede ver cuánto cuestan las reservas con agente y en línea en la página de precios, y cómo encaja un programa gestionado en la página de viajes corporativos.

Una licencia de Concur por la que usted paga debería estar reservando sus viajes, aplicando su política y capturando sus tarifas negociadas, no quedar a medio configurar mientras su equipo reserva por fuera. Si no está seguro de cuál describe su configuración de SAP Concur Travel, la forma más rápida de averiguarlo es que alguien la revise. Contáctenos para una revisión de su programa actual de Concur: sin permanencia, sin gasto mínimo.