Por qué sus empleados no cumplen con su política de viajes

Usted tiene una política de viajes. Dice clase económica para vuelos nacionales de menos de cuatro horas. Dice reservar con al menos siete días de anticipación. Dice usar hoteles preferidos. Y sin embargo —de algún modo— nada de eso ocurre de forma constante.

Antes de reescribir la política, considere esto: la mayor parte del incumplimiento de la política de viajes no es un problema de actitud. Es un problema estructural. La política existe como un PDF en alguna parte. El proceso de reserva es completamente independiente. Y no hay nada que conecte los dos.

Estas son las cinco razones reales por las que su política de viajes no está funcionando, y lo que realmente corrige cada una.

Las empresas que logran un cumplimiento constante de la política de viajes comparten una cosa: la política está integrada en la plataforma de reserva, no guardada junto a ella.

SAP Concur es la plataforma de reserva y gestión de viajes corporativos que Telios utiliza con cada cliente. Cuando está correctamente configurada, el cumplimiento deja de ser algo que usted tiene que hacer cumplir manualmente — se convierte en el resultado por defecto del proceso normal de reserva.

Así funciona en la práctica:

La política en el punto de reserva

Los límites de gasto, las reglas de clase de cabina, los requisitos de reserva anticipada y las prioridades de proveedores preferentes se configuran todos directamente en Concur. Cuando un viajero busca un vuelo, Concur muestra primero las opciones que cumplen la política. Si intentan seleccionar algo fuera de la política, se les señala de inmediato — no después de los hechos, cuando alguien revisa el informe de gastos.

Flujos de aprobación automatizados

Esta es una de las funciones de cumplimiento más potentes de Concur y una de las más infrautilizadas. Usted puede configurar flujos de aprobación basados en criterios específicos — por ejemplo, cualquier reserva por encima de cierto umbral monetario, cualquier reserva en primera clase o clase ejecutiva, cualquier viaje internacional, o cualquier hotel fuera de su programa preferente. Cuando se cumplen esos criterios, la reserva se enruta automáticamente al gerente del viajero para su aprobación antes de que se confirme.

Visibilidad del gasto en tiempo real

Cada reserva realizada a través de Concur se registra en tiempo real. Su gerente de cuenta puede generar reportes que muestran las tasas de cumplimiento de la política, qué viajeros reservan fuera de la política con mayor frecuencia y dónde están las mayores oportunidades de ahorro. Esos datos se integran en su revisión trimestral de negocio, de modo que mantiene conversaciones informadas sobre la mejora del programa en lugar de suponer.

El principio fundamental del cumplimiento efectivo de la política de viajes es simple: si reservar dentro de la política requiere más esfuerzo que reservar fuera de ella, usted siempre perderá.

Por eso reescribir el documento de la política rara vez ayuda. La política no es el problema. La experiencia de reserva es el problema. Cuando le da a los viajeros una herramienta que muestra automáticamente las opciones conformes, aplica las reglas en el punto de selección y encamina las excepciones al aprobador correcto sin que nadie tenga que perseguir nada — el cumplimiento deja de ser un desafío cultural y comienza a ser un resultado natural.

También ayuda que Concur mejore la experiencia para los viajeros, no la empeore. Tienen un único lugar para reservar vuelos, hoteles y alquiler de autos. Sus programas de lealtad se almacenan automáticamente. Pueden ver su itinerario completo en un solo lugar. La herramienta funciona para ellos — lo que significa que realmente la usan.

Cuando un nuevo cliente se incorpora, nuestro gerente de cuenta trabaja con él para diseñar una política de viajes desde cero — o para revisar y actualizar una existente. Esa política se configura directamente en su instancia de Concur: límites de gasto, proveedores preferidos, reglas de clase de cabina, umbrales de aprobación y cualquier requerimiento específico de la empresa.

Luego capacitamos al equipo, incorporamos a todos los viajeros y damos seguimiento a la adopción de Concur en las primeras semanas tras la puesta en marcha. Si la adopción se está rezagando, lo abordamos de forma proactiva — no en la siguiente revisión trimestral. Y en cada QBR, presentamos datos de cumplimiento: qué porcentaje de reservas está dentro de la política, qué categorías presentan más excepciones y qué recomendamos ajustar.

Uno de nuestros clientes pasó de un 40% de cumplimiento de la política al 70% en dos años — no reescribiendo la política, sino implementando la herramienta correcta, configurándola correctamente y revisando los datos con regularidad.

Si su política de viajes no está funcionando, la solución es casi con certeza estructural. Contáctanos para saber cómo se vería eso para su equipo.