Por qué una empresa boutique de gestión de viajes es una mejor opción para empresas medianas

La gestión de viajes corporativos tiene un secreto incómodo: las empresas que más la necesitan son las que reciben la peor versión de ella.

Las TMC empresariales — las grandes plataformas y agencias que dominan el mercado — están construidas en torno a las grandes cuentas. Una empresa que gasta $10M o $20M al año en viajes obtiene recursos dedicados, equipos de cuenta asignados y gestión proactiva del programa. Las cifras cuadran. ¿Pero una empresa que gasta $500K? Sigue pagando tarifas de nivel empresarial, solo que sin el servicio empresarial.

Esta es la brecha que llenan las TMC boutique. No versiones más pequeñas de lo mismo — un enfoque fundamentalmente diferente diseñado para empresas que quieren que sus viajes se gestionen de verdad, no que solo se procesen.

Seamos específicos sobre cómo suele ser el modelo de servicio empresarial para una cuenta mediana:

Un pool compartido de agentes. Sus reservas entran en una cola con las solicitudes de cientos de otras empresas. No hay equipo dedicado, nadie que conozca a sus viajeros y un agente diferente cada vez que llama. Los tiempos de respuesta se miden en horas, no en minutos.

Sin gestión proactiva. Nadie vigila sus créditos de boletos no utilizados. Nadie sale a negociar tarifas de hotel en su nombre sin que se lo pidan. Nadie señala que su política no se ha actualizado en dos años. Usted obtiene lo que invierte — que para la mayoría de las empresas medianas es muy poco, porque la gestión de viajes no es el trabajo de tiempo completo de nadie.

Reportes que requieren limpieza. Usted obtiene exportaciones de datos. Lo que no obtiene es a alguien sentándose con usted trimestralmente, revisando los datos y ayudándole a tomar decisiones que reduzcan costos. Ese servicio existe en el nivel empresarial. Rara vez llega hacia abajo.

Una plataforma optimizada para el volumen, no para la relación. Las plataformas de TMC empresariales son piezas de tecnología impresionantes. Pero la tecnología sin una capa de servicio gestionado significa que su asistente ejecutivo sigue tratando de averiguar por qué Concur no funciona, por qué venció ese crédito de boleto y por qué el bloqueo de hotel para el offsite todavía no está confirmado.

Una TMC boutique es la opción correcta si alguna de estas situaciones lo describe:

Los viajes los gestiona alguien para quien no es su trabajo principal. Un asistente ejecutivo, un gerente de oficina, un director de finanzas, un coordinador de operaciones — si los viajes recayeron sobre el escritorio de alguien y le están consumiendo su tiempo, una TMC boutique se lo quita de encima. No necesita un gerente de viajes dedicado para beneficiarse de una gestión de viajes profesional. Solo necesita un socio que actúe como uno.

Está con una TMC pero se siente como algo secundario. Si no puede nombrar a la persona que gestiona su cuenta, si los tiempos de respuesta son lentos, si hay créditos sin usar que están venciendo, si nadie ha señalado de forma proactiva una oportunidad de ahorro en el último año — no está recibiendo lo que paga. El cambio a una TMC boutique normalmente toma menos de dos semanas si ya tiene SAP Concur.

No tiene un programa de viajes y necesita crear uno. Si su equipo reserva viajes manualmente, caso por caso, sin visibilidad de lo que cuesta y sin aplicación de una política, una TMC boutique le construye todo el programa — política de viajes, implementación de SAP Concur, negociaciones con proveedores y capacitación del equipo — en 3 a 4 semanas.

El argumento a favor de una TMC boutique no es complicado: si gasta de $100K a $2M en viajes corporativos y no recibe un gerente de cuenta dedicado, agentes asignados, negociaciones proactivas con proveedores y revisiones trimestrales de negocio — está pagando por un servicio que no está recibiendo.

El cambio a una TMC boutique toma menos tiempo del que la mayoría de las empresas espera. Si ya cuenta con SAP Concur, la transferencia técnica toma un solo día. El trabajo circundante — revisión de la política, carga de tarifas, información al agente — se completa en días. Si empieza desde cero, el programa completo está en funcionamiento en 3 a 4 semanas.