Viajes VIP para ejecutivos de alto nivel: lo que realmente significa

La mayoría de las empresas de gestión de viajes corporativos ofrecen un “nivel VIP.” En la práctica, esto usualmente significa una cola de espera más corta y quizás una respuesta por correo electrónico un poco más rápida. El mismo pool rotativo de agentes contesta el teléfono. El mismo proceso genérico maneja cada interrupción. La etiqueta es diferente. La experiencia no lo es.

Para ejecutivos que viajan semanalmente — itinerarios de varias ciudades, conexiones ajustadas, programas de lealtad específicos que tienen que estar correctos siempre — eso no es suficiente. Lo que está en juego es diferente. Una conexión perdida no es solo un inconveniente, es una reunión con inversionistas perdida o el lanzamiento retrasado de un producto. El costo de equivocarse es real.

Así es como se ve el verdadero soporte de viajes ejecutivos, y cómo distinguir entre un programa VIP real y una etiqueta de marketing.

La diferencia entre gestionar el viaje de un ejecutivo y gestionar el viaje de un viajero corporativo estándar se reduce a tres cosas: complejidad, riesgo y tiempo.

Complejidad

Los viajes ejecutivos tienden a implicar itinerarios más complejos: viajes a varias ciudades, rutas internacionales, reuniones consecutivas en diferentes zonas horarias, ventanas de conexión ajustadas. No son viajes que se reservan en una app de consumo en cinco minutos. Requieren a alguien que entienda cómo armar un itinerario que realmente funcione, que sepa qué conexiones son realistas y cuáles no, y que pueda reconstruirlo todo rápidamente cuando algo cambia.

Riesgo

Cuando un ejecutivo pierde un vuelo, las consecuencias posteriores suelen ser más significativas que cuando lo hace un viajero estándar. Una conexión perdida hacia una reunión con un cliente, una llegada retrasada a una presentación ante la junta, un itinerario internacional interrumpido antes de una negociación importante: el costo de una falla de viaje a este nivel va mucho más allá de la incomodidad del viaje en sí.

Y no es solo el tiempo del ejecutivo lo que está en juego. La persona que reservó el viaje también es responsable. Cuando un asistente ejecutivo o gerente de oficina es responsable del viaje de un ejecutivo y algo sale mal —una interrupción evitable, una conexión perdida que no debería haber ocurrido, una reprogramación que tardó demasiado— es su criterio y su fiabilidad lo que se pone en duda. Un programa de viajes VIP no se trata solo de la experiencia del ejecutivo. Se trata de darle a la persona que gestiona ese viaje la confianza de que no se desmoronará ante sus ojos.

Tiempo

Los ejecutivos —y los asistentes ejecutivos que gestionan sus agendas— no tienen tiempo para pasar en espera, volver a explicar preferencias a un nuevo agente o dedicar 45 minutos a buscar una opción de reprogramación. Cada minuto dedicado a gestionar un problema de viaje es un minuto quitado a algo más importante. El valor de un verdadero programa VIP es que elimina esa carga por completo.

Algo que rara vez surge en las conversaciones sobre TMC pero que importa más de lo que la mayoría de las empresas cree: muchos ejecutivos extienden los viajes de negocios con viajes personales. Una conferencia de tres días en Barcelona se convierte en cinco días. Una visita a un cliente en Tokio incluye un fin de semana en Kioto. Esto es el viaje bleisure —negocios combinados con ocio— y es cada vez más común entre la alta dirección.

La mayoría de las TMC corporativas no tocan el componente de ocio. Se encargan de los vuelos y el hotel de negocios, y el ejecutivo o su asistente ejecutivo se queda con la tarea de resolver el resto a través de canales de consumo, agentes de viajes personales o simplemente improvisando.

Telios se encarga de ambos, de forma fluida, a través del mismo agente. El itinerario de negocios y la extensión de ocio se gestionan en conjunto, con el mismo acceso a los beneficios hoteleros de Virtuoso, traslados de lujo y servicios de conserjería. El ejecutivo no tiene que hacer malabares con dos relaciones de viaje separadas, y el asistente ejecutivo no tiene que coordinar entre ellas.

Esto importa más de lo que podría parecer. Cuando un viaje ejecutivo sale mal, la credibilidad profesional de alguien está en juego, y por lo general es la del asistente ejecutivo. Un programa VIP que realmente funciona se trata tanto de proteger a la persona responsable de la reserva como de la experiencia del ejecutivo. Cuando su agente monitorea proactivamente el viaje y gestiona las interrupciones antes de que alguien tenga que pedirlo, el asistente ejecutivo no es quien corre a solucionarlo. Esa es la diferencia.

No todos los ejecutivos tienen la misma relación con sus viajes. Algunos reservan en línea a través de Concur y solo contactan a un agente cuando surge algo complicado — quieren acceso prioritario y respuesta rápida cuando llaman, pero no necesitan una persona dedicada. Otros nunca quieren lidiar con una herramienta de reserva — quieren una sola persona que se encargue de todo, que los conozca y que esté disponible cuando necesiten algo.

El programa VIP de Telios refleja esto con dos niveles:

Ambos niveles se enmarcan dentro del programa más amplio de viajes corporativos de Telios — de modo que su equipo ejecutivo recibe soporte elevado mientras el resto de sus viajeros opera con el programa estándar. Una sola TMC, una sola relación, sin una cuenta separada que gestionar.

Si desea ver cómo funciona el programa VIP en la práctica, lea más al respecto aquí — o contáctenos y le explicaremos cómo luce el nivel adecuado para sus ejecutivos.