Qué es una agencia de gestión de viajes corporativos (y si usted la necesita)

Si le han asignado la responsabilidad de los viajes de la empresa además de su trabajo real, probablemente se haya hecho la pregunta obvia: ¿qué es una agencia de gestión de viajes corporativos y realmente la necesita usted? La respuesta corta es que una agencia de gestión de viajes corporativos — una TMC — es un socio que reserva, gestiona y controla los viajes corporativos en su nombre, para que usted deje de hacerlo un correo frenético a la vez.

Esta guía explica qué hace una agencia de gestión de viajes corporativos, cuánto cuesta y en qué momento contratar una deja de ser un lujo y empieza a ahorrarle dinero. Está escrita para la persona que nunca se ofreció a gestionar los viajes pero que ahora los tiene a su cargo de todos modos.

Una agencia de gestión de viajes corporativos es un socio especializado que gestiona los viajes de negocios de una empresa de principio a fin — vuelos, hoteles, autos y tren — junto con la política, los informes y el soporte que rodean cada viaje. En lugar de que los empleados reserven en sitios de consumo y lo declaren después, una TMC le ofrece agentes dedicados, una plataforma de reservas gestionada y alguien responsable de todo el programa.

La diferencia entre una TMC y una herramienta de reservas es el servicio. Una plataforma le da a sus viajeros una pantalla; una agencia de gestión de viajes corporativos les da personas que conocen el programa, aplican la política y resuelven los problemas cuando se cancela un vuelo a las 9 de la noche. Las mejores TMC combinan ambos — una plataforma gestionada como SAP Concur con agentes con nombre propio detrás.

Una agencia de gestión de viajes corporativos se encarga de todas las reservas de viajes corporativos, de la aplicación de la política, de las negociaciones con proveedores y de los informes en nombre de su empresa. Reemplaza las reservas dispersas en sitios de consumo y la persecución manual de gastos con un único programa gestionado y un equipo que lo tiene a su cargo.

En la práctica, eso se divide en cuatro tareas. Primero, la reserva: los agentes organizan vuelos, hoteles, autos y tren dentro de su política, de modo que los viajeros no tengan que interpretar las reglas por sí mismos. Segundo, el soporte: cuando un viaje se rompe a mitad de camino, una conexión cancelada o un hotel que perdió la reserva, la TMC lo vuelve a reservar en lugar de dejar en espera a un viajero varado. Tercero, el ahorro: una buena TMC negocia tarifas preferenciales de hotel y auto con los proveedores en su nombre. Cuarto, la visibilidad: los informes consolidados muestran a dónde va el dinero, qué viajes incumplieron la política y qué créditos de boletos están por vencer.

En Telios, ese servicio tiene nombres propios. Cada cliente trabaja con los mismos cinco agentes dedicados y un gerente de cuenta, de modo que usted siempre se comunica con alguien que ya conoce su programa en lugar de empezar de nuevo con una fila de espera.

La mayoría de las empresas del mercado medio no deciden prescindir de una agencia de gestión de viajes corporativos — simplemente caen en la alternativa. Alguien de operaciones o de finanzas se convierte en el mostrador de viajes no oficial, reservando en sitios públicos, reenviando confirmaciones y apagando incendios de interrupciones entre sus verdaderas fechas límite. Parece gratis porque nadie lo factura.

El costo es real, solo que está oculto. Aparece en las horas que pierde su equipo administrativo, en las tarifas que nadie negoció, en los boletos sin usar que vencen en silencio y en los viajeros que reservan fuera de la política porque la política nunca se aplicó. Una agencia de gestión de viajes corporativos convierte esa fuga difusa e invisible en una partida gestionada que usted realmente puede ver y controlar.

Hay también un costo más silencioso: el riesgo. Cuando nadie tiene a su cargo los viajes, nadie sabe dónde está su gente cuando una tormenta cierra un aeropuerto o un viaje sale mal. Una agencia de gestión de viajes corporativos asume ese deber de cuidado — puede localizar a los viajeros, volver a reservarlos y mantener un registro de quién aprobó qué. Esa no es una función que usted note hasta el día en que la necesita, y para entonces ya es demasiado tarde para improvisar.

Usted necesita una agencia de gestión de viajes corporativos cuando los viajes han crecido más allá de lo que una persona ocupada puede manejar bien de forma paralela. La señal más clara es el gasto: las empresas con $100K–$2M en viajes anuales y de 50 a 500 empleados suelen cruzar esa línea, sobre todo cuando nadie ostenta el cargo de gerente de viajes.

Otras señales lo dejan claro. Su equipo administrativo o de finanzas dedica horas reales cada semana a las reservas y a depurar gastos. Los viajeros reservan fuera de la política porque no hay un sistema que los guíe. Las interrupciones se convierten en emergencias porque no hay nadie de guardia para volver a reservar. O usted simplemente no tiene idea de cuánto está gastando hasta que llegan los informes de gastos. Si dos o más de esas son ciertas, un programa de viajes corporativos gestionado se pagará solo.

Una agencia de gestión de viajes corporativos cobra de una de dos maneras generales: tarifas de plataforma agrupadas, o tarifas transparentes por transacción con el servicio incluido. El modelo adecuado para una empresa mediana es el que usted puede leer en una sola página sin descifrar comisiones de proveedores.

Telios cobra por reserva — desde $10 por reservas en línea y desde $35 por las asistidas por un agente — con la gestión de cuenta, SAP Concur, las negociaciones con proveedores y las revisiones trimestrales de negocio incluidas en lugar de revendérselas a usted. No hay gasto mínimo, ni permanencia obligatoria, y hay una cancelación con 30 días de aviso, de modo que usted paga por los viajes que realiza y nada de lo que no. Puede ver el desglose completo en la página de precios.

No toda agencia de gestión de viajes corporativos está pensada para una empresa del mercado medio. Las grandes agencias lo derivan a centros de servicio compartidos; las plataformas básicas le dan software y poco más. Lo que usted quiere es una TMC boutique que combine una plataforma gestionada con un equipo con nombre propio lo bastante pequeño como para conocer su programa.

Haga cuatro preguntas. ¿Quién responde cuando llama un viajero, y con qué rapidez? Telios responde en tres timbres, contesta los correos en 30 minutos y ofrece a los viajeros VIP una primera respuesta de 9 minutos en promedio. ¿Hay un único gerente de cuenta que tenga su programa a su cargo, o solo un grupo de soporte? ¿Cómo manejan SAP Concur — configuración, transferencia y reparación, o nada de eso? ¿Y cuánto cuesta irse — porque un socio seguro de su servicio no necesitará obligarlo a quedarse? Nuestra página cómo trabajamos recorre la incorporación, que toma de tres a cuatro semanas, y los casos de éxito muestran los resultados.

Una agencia de gestión de viajes corporativos vale la pena en el momento en que el costo oculto de gestionar los viajes usted mismo supera el costo visible de confiarlos a personas que lo hacen todo el día. Si ahí es donde está su empresa, Contáctenos para una mirada directa a su configuración actual — sin permanencia, sin gasto mínimo y con un equipo que contesta.