¿Cuándo debe una empresa en crecimiento contratar una TMC? Cinco señales

En muchas empresas en crecimiento llega un momento silencioso en el que los viajes dejan de ser unos pocos desplazamientos por trimestre y se convierten en un trabajo para el que nadie fue contratado. Alguien del área financiera o del equipo directivo pasa de pronto las tardes de los viernes arreglando un vuelo en lugar de hacer su verdadero trabajo. Si usted está tratando de decidir cuándo contratar una TMC, ese momento suele ser la primera señal real, y casi nunca aparece como una línea en el presupuesto.

La respuesta honesta a "¿necesito una empresa de gestión de viajes?" no depende del tamaño de la empresa ni de un hito de ingresos. Depende de puntos de quiebre específicos. A continuación encontrará cinco señales concretas de que una empresa en crecimiento ha superado la reserva de sus propios viajes, y lo que una TMC cambia realmente una vez que usted las cruza.

Con unos pocos viajes por trimestre, reservar usted mismo está bien. Una vez que el gasto anual en viajes supera los 100.000 dólares aproximadamente, las cuentas cambian de forma silenciosa. Ese volumen basta para que las reservas sin gestionar, los créditos perdidos y los boletos a tarifa completa sumen dinero real, y basta para que las negociaciones proactivas con proveedores empiecen a pagarse solas.

Este es el segmento para el que está diseñada una TMC dedicada. Telios trabaja con empresas del mercado medio que gastan entre 100.000 y 2 millones de dólares al año en viajes, por lo general con entre 50 y 500 empleados. Un cliente del sector asegurador con 1,2 millones de dólares en viajes anuales ahorró 78.481 dólares al año —una reducción del 7%— en gran parte gracias a negociaciones con proveedores que un programa autogestionado nunca logra. Por debajo de las seis cifras suele poder arreglárselas; por encima, el ahorro que encuentra un programa gestionado normalmente supera su costo.

El comprador más frecuente que encontramos no tiene un gerente de viajes. Tiene un asistente ejecutivo, un director financiero o un responsable de operaciones para quien los viajes son una tarea secundaria, encajada entre el trabajo para el que realmente lo contrataron. Cuando esa persona empieza a perder horas reales cada semana en reservas, cambios y conciliación de gastos, el costo ya se trasladó de la factura a su nómina.

Una TMC recupera ese trabajo. En lugar de que su asistente espere en línea con una aerolínea, un agente con nombre propio se encarga. Telios contesta las llamadas en tres timbres y responde los correos en 30 minutos, de modo que la persona que gestionaba los viajes por accidente recupera su semana. Ese tiempo recuperado suele ser el primer retorno que nota una empresa, antes de que aparezca una sola tarifa negociada.

Cuando cada quien reserva sus propios viajes en sitios de consumo, el gasto se descontrola. Una persona vuela en clase ejecutiva "solo por esta vez", otra reserva un hotel al doble de la tarifa que hay a la vuelta de la esquina, y una tercera registra como gasto una tarifa que podría haber costado la mitad con un día de anticipación. Sin un canal gestionado no hay barrera de contención, y a menudo ni siquiera existe una política escrita a la cual remitirse.

Una TMC le da forma a ese gasto. Las reservas fluyen a través de un único programa gestionado, la política se aplica en el momento de reservar y las decisiones fuera de política se vuelven visibles en lugar de invisibles. Telios es Socio de SAP Concur Travel, y sus clientes alcanzan una tasa de adopción de Concur del 93%, que es la verdadera prueba de una política: no si existe, sino si la gente realmente usa el canal en el que vive.

Pregúntele a una empresa que reserva por cuenta propia quién está volando esta semana, cuánto está gastando y dónde se hospeda, y por lo general obtendrá un encogimiento de hombros y la promesa de reunir la información de una docena de bandejas de entrada. Esa falta de visibilidad es un problema mucho antes de convertirse en una crisis: significa que usted no puede proyectar el gasto, no puede reportar con claridad al área financiera y no puede negociar con datos que no tiene.

Una TMC consolida cada viaje en una sola vista con un único responsable. Telios asigna a cada cliente un único gerente de cuenta dedicado que se hace cargo de los informes, las revisiones trimestrales y las negociaciones con proveedores. Para un cliente de materiales avanzados, eso significó el 100% de las llamadas atendidas en tres timbres y un tiempo de respuesta promedio de 40 minutos, un servicio que solo funciona porque alguien realmente está vigilando todo el programa.

Esta es la señal que suele poner fin al debate. Un vuelo se cancela a las 9 de la noche, un viajero queda atrapado en la puerta de embarque y el único "soporte" es una fila de atención de una aerolínea de consumo o un chatbot. El viaje se desmorona, y con él el argumento para reservar los viajes por cuenta propia. El deber de cuidado deja de ser teórico cuando es su colega quien duerme en un aeropuerto.

Una TMC es la persona al otro lado de esa llamada. Telios ofrece cobertura de agentes en vivo de 7 de la mañana a 9 de la noche (hora del Este) con soporte de emergencia fuera de horario, cinco agentes con nombre propio que conocen a sus viajeros y un promedio de primera respuesta VIP de nueve minutos. Cuando algo sale mal en el peor momento posible, la diferencia entre una plataforma y un socio es si alguien contesta.

Una empresa necesita una TMC cuando el costo de gestionar los viajes por sí misma —en horas perdidas, gasto sin control y riesgo para los viajeros varados— supera el costo del servicio. Para la mayoría de las empresas en crecimiento ese punto de inflexión llega alrededor de los 100.000 dólares de gasto anual en viajes, o en el momento en que una persona pierde días enteros en reservas sin que nadie lo note. No necesita cumplir las cinco señales anteriores; dos o tres por lo general significan que usted ya está pagando por una TMC sin tener una.

Lo que cambia una vez que cruza esa línea es concreto. Usted cambia un montón de confirmaciones de consumo por un programa gestionado de viajes corporativos con agentes de nombre propio y un único gerente de cuenta, una política que de verdad se aplica, informes que puede entregar al área financiera y alguien a quien llamar a medianoche. El precio es visible en lugar de estar oculto: Telios cobra desde 10 dólares por reservas en línea y 35 dólares con asistencia de agente, con la gestión de cuenta y las negociaciones incluidas, lo cual puede leer por completo en la página de precios.

El miedo que mantiene a las empresas gestionando por cuenta propia más tiempo del debido es la interrupción: una migración larga, un gasto mínimo, un contrato del que no se puede salir. Nada de eso tiene por qué ser cierto. Telios implementa en tres a cuatro semanas desde la firma del acuerdo hasta la puesta en marcha, sin gasto mínimo, sin permanencia y con cancelación a 30 días, de modo que contratar una TMC es una decisión que puede revertir si no le conviene.

Lo que recibe a cambio es aquello que la gestión propia no puede comprar a escala: un equipo con nombre propio en lugar de una fila, soporte bilingüe en inglés y español, y un gerente de cuenta que asume los resultados en vez de una herramienta que se los devuelve. Nuestra página cómo trabajamos recorre exactamente cómo es la transición, paso a paso.

Si dos o tres de estas señales describen a su empresa, es probable que ya haya superado la reserva de sus propios viajes; simplemente está absorbiendo el costo en lugares que no aparecen en una factura. Contáctenos para una mirada directa sobre si una TMC tiene sentido para su programa. Sin gasto mínimo, sin permanencia.